従業員の素行調査を依頼する際の【注意点】とは？
「最近、特定の社員の勤務態度が気になるけど、どう対処すればいいんだろう…」
「従業員の素行調査をしたいけど、法律に触れないか心配…」
企業の経営者や人事担当者の中には、このような悩みを抱えている方もいるでしょう。
従業員による不正行為や情報漏洩は、会社に大きな損害をもたらす可能性があります。
そのため、疑わしい場合には事実確認が必要なケースも出てくるものです。
しかし、調査方法を誤るとプライバシーの侵害など、別の問題に発展しかねません。
この記事では、従業員の素行に不安を感じ、調査を検討している方に向けて、
- 素行調査を依頼できる具体的な状況
- 信頼できる探偵事務所の選び方のポイント
- 調査を依頼する際に押さえておくべき注意点
上記について、解説しています。
従業員のことを疑うのは、決して気持ちの良いものではないでしょう。
しかし、この記事を読めば、法的なリスクを避けつつ問題を解決するための具体的な方法が分かります。
ぜひ参考にしてください。
社員の素行調査とは何か？
社員の素行調査とは、従業員の勤務態度や私生活での行動などを確認し、企業リスクを管理するために行われる調査のことです。
「最近、特定の社員の行動が気になる」「会社の重要な情報が漏洩していないか」といった不安を抱える経営者の方もいるでしょう。
この調査は、従業員への不信感から行うものではなく、企業の健全な運営と他の真面目な従業員を守るための重要な手段なのです。
その理由は、たった一人の従業員の不正行為が、会社全体に計り知れない損害を与える可能性があるためです。
横領や情報漏洩、取引先との不適切な関係など、問題が表面化してからでは手遅れになるケースも少なくありません。
企業の信用失墜や経済的損失といった最悪の事態を未然に防ぐためには、問題の兆候を早期に掴むことが不可欠でしょう。
具体的には、外回り中の営業社員の勤務実態調査、競合他社スパイの疑いがある社員の行動確認、経費の不正請求の証拠収集などを行います。
その他にも、採用候補者の経歴詐称の有無や、反社会的勢力との関わりなどを調べることも素行調査の範囲です。
これらの客観的な証拠をもとに、企業は適切な人事判断や法的措置を講じることが可能になります。
素行調査で得られる情報の種類
従業員の素行調査では、対象者の行動パターンや生活実態に関する多岐にわたる情報を把握できます。
例えば、勤務中の行動を調査することで、営業の外回り中に怠慢な行動をしていないか、遅刻や早退の事実関係などを客観的に確認することが可能です。
また、退勤後の行動を追跡し、競合他社の社員と密会していないか、あるいは会社に無断で副業を行っていないかといった点も調査対象に含まれるでしょう。
さらに、金銭感覚や交友関係、異性関係といったプライベートな情報も調査で判明することがあります。特に、会社の機密情報を漏洩している疑いがある場合、その決定的な証拠収集も行えるのです。休職中の社員が、その理由とは異なる行動をとっていないかといった実態も把握できます。
このように、調査によって客観的な事実を掴むことは、企業が抱える問題の解決に繋がります。
素行調査は法律的に問題ないのか？
従業員への素行調査を検討する際、「法律に違反しないだろうか」と心配になるのは当然のことです。
結論として、調査方法が適法な範囲であれば、社員の素行調査を行うこと自体は法律的に問題ありません。
これは、企業が自社の財産や信用、秩序を守るために、従業員の行動を調査する権利が一定の範囲で認められているためです。
会社の重要な機密情報を扱ったり、顧客と直接関わったりする従業員に不正の疑いが生じた場合、放置すれば企業に甚大な損害を与えかねません。
このようなリスクを回避するために、事実確認を行うことは企業にとって重要な危機管理の一環なのです。
例えば、探偵業法で認められている「尾行」「張り込み」「聞き込み」といった手法は合法的な調査方法です。
一方で、対象者の自宅に盗聴器を仕掛けたり、無断でGPSを取り付けたりする行為は、プライバシーの侵害にあたり違法となる可能性が非常に高いでしょう。
調査の合法性を確保し、後々のトラブルを避けるためにも、法律を遵守した調査を行うプロの探偵に依頼することが最も安全な選択肢となります。
探偵業法とその適用範囲
探偵社による社員の素行調査は、「探偵業の業務の適正化に関する法律」、通称「探偵業法」に則って実施されるため、法律的に問題はありません。この法律は、探偵業の適正な運営を確保し、個人の権利利益の保護を目的として2007年6月1日に施行されました。探偵業法では、他人の依頼を受け、尾行や張り込み、聞き込みなどの方法で人の所在や行動に関する情報を収集し、依頼者に報告する業務を「探偵業務」と定義しています。
したがって、探偵社や興信所が従業員の勤務態度や交友関係などを調査することは、この探偵業務に該当するのです。探偵業を営むためには、営業所の所在地を管轄する都道府県公安委員会への届出が義務付けられています。この届出を正式に行っている探偵社に依頼する限り、社員の素行調査は合法的な行為といえるでしょう。探偵業法は、調査の公正さを保ち、依頼者と調査対象者双方の権利を守るための重要な基盤となっています。
違法になる可能性のある調査方法
探偵による素行調査であっても、法律で認められた範囲を超える方法は許されません。
例えば、調査対象者の住居へ無断で立ち入り、盗聴器や隠しカメラを仕掛ける行為は、住居侵入罪という犯罪にあたります。また、対象者の私有車にGPS機器を無断で取り付けて常時監視することも、プライバシーの侵害やストーカー規制法に違反する可能性が高いでしょう。
その他にも、他人になりすまして関係者から情報を不正に聞き出すことや、個人のパソコンやスマートフォンにハッキングする行為も違法です。さらに、本人の思想や信条、出身地といった差別につながる情報を調べることは法律で固く禁じられています。
悪質な業者による違法調査は、依頼者自身がトラブルに巻き込まれるリスクもあるため、絶対に避けなければなりません。
社員の素行調査を行う理由
企業が社員の素行調査を行うのは、会社の資産や信用といった経営基盤を重大なリスクから守るための、いわば防衛策です。
従業員を疑うようで心苦しいと感じるかもしれませんが、たった一人の不正行為が、会社全体に計り知れない損害を与える可能性を無視することはできません。
なぜなら、一人の従業員による情報漏洩や横領、あるいは勤務態度の著しい不良が、他の真面目に働く多くの社員の士気を下げ、築き上げてきた顧客からの信頼を一夜にして失わせる危険性をはらんでいるからです。
問題が大きくなってからでは、取引停止や社会的信用の失墜など、取り返しのつかない事態に発展してしまうでしょう。
具体的には、特定の社員が担当になってから取引先とのトラブルが急増した、不自然な経費精算が続いている、あるいは重要な社内情報が競合他社に漏れている疑いがある、といったケースが挙げられます。
このような具体的な懸念が生じた際に、事実関係を明確にすることが、企業のリスク管理において極めて重要になるのです。
採用前後の確認としての調査
企業が従業員の素行調査を行うケースとして、採用選考の段階と採用後のタイミングが挙げられます。採用前の調査では、応募者が提出した履歴書や職務経歴書に記載された内容の真偽を確認することが主な目的です。学歴や職歴の詐称、保有資格の偽りといった経歴詐称を見抜くことは、採用のミスマッチを防ぐ上で極めて重要になります。また、前職での勤務態度や退職理由、反社会的勢力との関わりの有無などを確認し、将来的な労務トラブルのリスクを低減させる狙いもあるのです。
一方、採用後の調査は、試用期間中の勤務状況や、重要な役職へ登用する前にその人物が適しているかを最終判断するために実施されます。特に、企業の機密情報や金銭を扱うポジションに就ける際は、横領などの不正リスクを回避するために、改めて身辺を調査することがあります。これらの調査は、企業の秩序と利益を守るための重要なリスク管理と言えるでしょう。
業務上の不正行為の疑いがある場合
従業員の業務上の不正行為は、企業の存続を揺るがす深刻な問題に発展しかねません。例えば、金銭の横領や経費の不正請求、重要な営業秘密や顧客情報の漏洩、あるいは勤務時間中のサボりや副業といった勤怠不良などが挙げられます。
こうした疑いが生じた際、素行調査は客観的な事実確認を行うための有効な手段となります。専門家による調査で不正行為の決定的な証拠を押さえることができれば、憶測で動くことなく、本人への事実確認や懲戒解雇、損害賠償請求といった法的な措置を適切に進めることが可能になるでしょう。
不正の疑いを放置することは、他の真面目な社員の士気を下げ、組織全体の生産性を低下させる原因にもなるため、迅速な事実確認が求められます。
不良社員を放置するリスク
不良社員の存在を「個人の問題」と軽視して放置することは、実は会社全体を揺るがしかねない重大な経営リスクにつながります。
問題行動を見て見ぬふりをしてしまうと、他の真面目に働いている従業員のモチベーションが著しく低下してしまうからです。
「あの人が許されるなら自分も」といった不公平感が蔓延し、職場全体の規律が乱れ、生産性の低下を招くでしょう。
具体的には、一人の社員の遅刻や無断欠勤を放置した結果、部署全体の勤怠が乱れ始めたケースがありました。
また、経費の不正利用を黙認していたところ、他の従業員も追随し、最終的に会社が大きな金銭的損害を被ったという事例も存在します。
さらに、問題社員が原因で優秀な人材が次々と辞めてしまい、組織が崩壊寸前まで追い込まれることも珍しくないのです。
企業に与える影響と損失
問題行動を起こす社員を放置すると、企業は多岐にわたる深刻なダメージを受ける可能性があります。例えば、会社の資金横領や取引先との不正な癒着、重要な機密情報の外部漏洩などが発生した場合、直接的な金銭的損失は計り知れません。
また、勤務態度の悪さが他の従業員の生産性を著しく低下させ、結果として企業全体の業績悪化につながるでしょう。さらに、企業の社会的信用が失墜するリスクも見過ごせません。不正行為が外部に知られれば、ブランドイメージが傷つき、顧客や取引先からの信頼を失う事態に発展することもあり得ます。
最も深刻なのは、職場環境への悪影響です。不公平感から真面目な従業員の士気が下がり、優秀な人材の離職を招くケースも少なくありません。一つの問題行動が、組織崩壊の引き金にもなりかねないのです。
素行調査の費用とその内訳
従業員の素行調査を依頼する際、最も気になるのが費用ではないでしょうか。
調査費用はケースバイケースであり、一概に「いくら」とは言えないのが実情です。
調査の難易度や期間によって金額は大きく変動し、一般的な相場としては30万円から100万円程度が目安となるでしょう。
なぜなら、調査費用は調査員の人件費だけでなく、車両代や機材費、諸経費など様々な要素で構成されているからです。
対象者の行動パターンが複雑であったり、長期間にわたる監視が必要だったりすると、それだけ多くの人員と時間が必要になります。
そのため、単純な料金プランでは実態にそぐわないケースも少なくありません。
具体的には、多くの探偵社では調査員1名あたり1時間8,000円〜15,000円程度が人件費の相場です。
例えば、調査員2名で1日8時間の調査を3日間実施した場合、人件費だけで40万円近くになる可能性があります。
これに車両費や報告書作成費などが含まれるパック料金や、成功報酬制を採用している探偵社もあるため、見積もりを取る際は内訳をしっかり確認することが重要です。
一般的な料金と具体例
社員の素行調査にかかる費用は、調査内容や期間によって大きく変動するため、一概にいくらとは言えません。料金体系は主に3種類あり、調査員1名・1時間あたりの料金で計算する「時間料金制」、一定時間分をまとめた「パック料金制」、そして成果が出た場合に報酬を支払う「成功報酬制」が存在します。
最も一般的な時間料金制の場合、調査員1名につき1時間あたり8,000円から15,000円程度が相場となっています。例えば、調査員2名体制で1日5時間、3日間の尾行や張り込みを行ったと仮定すると、車両費や報告書作成費などの諸経費を含めて25万円から50万円ほどになるケースが多いでしょう。
短時間の調査であれば時間料金制が、数日間にわたる調査であればパック料金制の方が費用を抑えられる傾向にあります。調査を依頼する際は、複数の探偵社から見積もりを取り、料金体系や内訳をしっかり確認することが重要です。
追加費用に注意が必要なケース
探偵社に素行調査を依頼する際、初期の見積もり金額以外に追加費用が発生するケースがあるため注意が必要です。例えば、調査が契約時間を超過した場合の延長料金や、対象者の予期せぬ行動に対応するための調査員の追加費用が考えられます。
また、新幹線代や飛行機代といった交通費、遠隔地での宿泊費、調査対象者が立ち入った有料施設への入場料などの実費は、基本料金とは別に請求されることが一般的でしょう。
深夜や早朝時間帯の調査では、割増料金が適用される場合もあります。こうした予期せぬ出費を避けるためにも、契約を交わす前に、どのような状況で追加費用が発生するのか、その詳細な料金体系を必ず確認することが大切です。見積もりにどこまでの経費が含まれているのかを事前に把握しておけば、安心して調査を任せられます。
探偵社選びのポイント
従業員の素行調査を依頼する際、探偵社選びは調査の成否を左右する最も重要なポイントです。
数ある選択肢の中から自社の要望に応えてくれる信頼できる一社を見つけ出すことは、決して簡単ではないでしょう。
料金の明確さや調査力の高さ、そして法遵守の姿勢など、複数の視点から慎重に比較検討することが求められます。
なぜなら、安易に選んでしまうと、期待した証拠が得られないばかりか、調査が発覚して新たなトラブルに発展する危険性があるからです。
中には、後から法外な追加料金を請求する悪質な業者も存在します。
企業の信用問題にも関わる重要な調査だからこそ、安心して任せられる誠実なパートナー選びが不可欠なのです。
具体的には、まず各都道府県の公安委員会に「探偵業の届出」をしている正規の業者かを確認しましょう。
その上で、企業の素行調査に関する実績が豊富か、ウェブサイトや面談で確かめることが重要です。
また、契約前に調査計画や報告書の形式、そして見積もり以外の追加料金が発生しないかを明確に説明してくれる探偵社を選ぶことが、失敗を避けるための鍵となります。
信頼できる探偵社の特徴
信頼できる探偵社を見分けるには、いくつかの重要な特徴を確認する必要があります。まず、公安委員会へ探偵業の届出を提出しているかを確認してください。営業所には「探偵業届出標識」を掲示する義務があるため、事務所で直接確かめるのが確実でしょう。次に、契約内容や料金体系が明確であることも大切なポイントです。見積書や契約書を書面で交付し、調査の目的、範囲、期間、費用について詳細な説明を行う探偵社は信頼性が高いといえます。
また、実際に事務所を構えているかどうかも判断基準の一つになります。面談時には、こちらの話を親身に聞いてくれるか、守秘義務についてきちんと説明があるかといった担当者の対応も見ておきましょう。過去の実績や行政処分の有無を調べることも、後々のトラブルを避けるために有効な手段です。
予算に合わせた選び方
探偵社を選ぶ際には、予算に合わせて最適なプランを見極めることが肝心です。料金体系は主に、調査員1名1時間あたりの「時間料金型」、一定時間の調査をまとめて割安にする「パックプラン」、調査の成功を条件に報酬を支払う「成功報酬型」の3種類が存在します。短時間で終わる調査なら時間料金型、長期間に及ぶ場合はパックプランが適しているなど、状況に応じて選択しましょう。
費用を抑えるための有効な手段として、依頼前に従業員の写真や勤務先、行動パターンといった情報を可能な限り集めて提供することが挙げられます。これにより調査の効率が上がり、結果的に総額を抑えられる可能性があります。
ただし、極端に安い料金には注意が必要です。見積もりに含まれない経費を後から請求されたり、調査の質が低かったりするケースも少なくありません。契約前には必ず複数の探偵社から詳細な見積もりを取り、追加料金の有無や内訳を明確に確認することが、賢明な選び方といえるでしょう。
従業員の素行調査に関するよくある質問
従業員の素行調査を検討するにあたり、費用や期間、調査の合法性など、さまざまな疑問が浮かぶのは当然のことでしょう。
特に初めて調査を依頼する場合、何から確認すれば良いのか分からず、不安に感じる方も少なくありません。
まずは多くの方が抱える共通の疑問を解消し、安心して依頼できる状態を整えることが大切です。
なぜなら、疑問点をそのままにして依頼すると、後で「こんなはずではなかった」という事態に陥りかねないからです。
料金体系を曖昧に理解したまま契約し、想定外の追加費用が発生するトラブルは実際に起こり得ます。
探偵社との認識の齟齬を防ぎ、納得のいく調査結果を得るためにも、事前の情報収集は欠かせません。
例えば、「調査料金の相場は1稼働あたりいくら？」「調査がバレるリスクはないの？」といった費用やリスクに関する質問は非常に多いです。
また、「配偶者でも従業員の素行調査を依頼できる？」「調査報告書は法的な効力を持つの？」など、依頼の可否や調査後の活用法についても、事前に確認しておきたい重要なポイントと言えるでしょう。
素行調査はどのように依頼すればいいのか？
従業員の素行調査を依頼する場合、まずは探偵事務所や興信所社が設けている無料相談を利用するのが一般的です。電話やメール、公式サイトの問い合わせフォームなどを活用し、調査したい内容の概要を伝えてみましょう。
その後、担当者との面談で、調査対象者の氏名や写真、勤務先といった情報や、不正行為の疑いなど調査目的を具体的に説明します。ヒアリング内容を基に、探偵社から調査プランと詳細な見積もりが提示されるでしょう。
提示された内容に納得した場合、探偵業法で定められた調査委任契約書などの書面を取り交わし、正式な契約となります。契約締結後に調査が開始され、完了後には写真や動画などの証拠が添付された詳細な調査報告書を受け取れるという流れです。
調査結果はどのように活用できるのか？
探偵社から受け取る調査報告書は、客観的な証拠として慎重に扱うべき重要な資料です。例えば、従業員による横領、情報漏洩、競業避止義務違反などの不正行為が疑われる場合、報告書は懲戒解雇や損害賠償請求といった法的措置を検討する際の有力な証拠となり得ます。裁判に発展した際にも、その証拠能力が問われることになるでしょう。
また、勤務態度に問題がある社員に対しては、報告書を基に具体的な事実を示して注意指導や配置転換を行うなど、人事上の判断材料として活用することも可能です。
採用候補者の調査であれば、経歴詐称の有無を確認し、採用の可否を最終決定する情報源になります。ただし、これらの措置を実行する前には、違法性がないか弁護士など法律の専門家に相談することが不可欠です。
まとめ：従業員の素行調査は慎重に。後悔しないための注意点
今回は、従業員の行動に疑問を感じ、素行調査を考えている方に向けて、
- 素行調査を依頼できる具体的な状況
- 信頼できる探偵事務所の選び方のポイント
- 調査を依頼する際に押さえておくべき注意点
上記について、解説してきました。
従業員の素行調査は、企業の利益を守るために有効な手段ですが、実施には細心の注意が必要です。
なぜなら、不適切な調査は法的な問題に発展するリスクや、他の従業員との信頼関係を損なう可能性があるからです。
本当に調査すべきか、どのように進めれば良いのか、頭を悩ませている方もいるでしょう。
だからこそ、調査に踏み切る前には、その必要性やリスクを十分に検討することが重要になります。
従業員を信じたいという気持ちと、会社を守らなければならないという責任感の間で、これまでたくさん悩んでこられたことでしょう。
その慎重な姿勢こそが、問題を正しく解決するための第一歩でした。
適切な手順を踏んで専門家へ相談すれば、不安は解消され、健全な職場環境を取り戻せるはずです。
まずはこの記事で紹介した注意点を参考に、信頼できる専門家へ相談することから始めてみませんか。
筆者も、あなたが最良の決断を下せるよう、心から応援しています。
